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Titel
Text copied to clipboard!Exekutivsekretär/in
Beschreibung
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Wir suchen eine/n erfahrene/n Exekutivsekretär/in, die/der unser Führungsteam durch hervorragende organisatorische Fähigkeiten und proaktive Unterstützung unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Verwaltung von Terminkalendern, die Koordination von Besprechungen und die Bearbeitung von Korrespondenz. Sie fungieren als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und stellen sicher, dass alle administrativen Aufgaben effizient und professionell erledigt werden. Ihre Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, ist entscheidend für den Erfolg in dieser Position. Sie sollten über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen und in der Lage sein, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln. Darüber hinaus erwarten wir von Ihnen, dass Sie eigenständig arbeiten und gleichzeitig ein hohes Maß an Genauigkeit und Detailgenauigkeit beibehalten. Wenn Sie eine proaktive, detailorientierte Person sind, die gerne in einem schnelllebigen Umfeld arbeitet, freuen wir uns darauf, von Ihnen zu hören.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung von Terminkalendern und Planung von Besprechungen.
- Bearbeitung von E-Mails und Korrespondenz.
- Vorbereitung von Berichten und Präsentationen.
- Koordination von Reiseplänen und Unterkünften.
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen.
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen.
- Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben.
- Kommunikation mit internen und externen Partnern.
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift.
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen.
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
- Hohe Eigenmotivation und Proaktivität.
- Detailorientierte Arbeitsweise.
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Unterstützung von Führungskräften?
- Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben, um Prioritäten zu setzen?
- Können Sie ein Beispiel für eine schwierige Situation nennen, die Sie erfolgreich gelöst haben?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Software-Tools verwenden Sie regelmäßig in Ihrer Arbeit?